RPAが難しいと考えられている理由とは？実践的な解決策も紹介

「我が社もRPAを導入したい。でも難しそう…。導入するメリットや解決策はあるの？」

「導入する時に、初心者が想定しておくべきポイントが知りたい！」

このような疑問をお持ちの方も多いでしょう。

この記事では、そういった疑問を解決するため、RPAを導入するメリットや、導入にあたって発生するであろう課題と解決策について解説します。

RPAツール導入にお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。

RPAツールを導入する企業は増えている

RPAを導入する企業は、規模を問わず増加しています。

なぜなら「少子高齢化による人手不足」や「働き方改革」の課題があるからです。

自治体によっては定型業務自動化のためにRPAを推奨していること※もあり、各企業はRPAを導入することで業務を効率化し、課題解決を図っています。
※参考：愛知働き方改革推進支援センター｜働き方改革応援レシピ

導入する企業が増えた要因には、コロナ禍の影響もあります。

在宅勤務や少人数での業務遂行を目的とし、RPA導入が進みました。

ICT市場調査コンサルティングの「ＭＭ総研（MMRI）」が国内企業1,530社を対象に調査した結果、RPAの実際の導入率は以下のようになっているようです。

参考：MMRI｜RPA活用有無がビジネスプロセス自動化に格差を生む

年商50億円以上と未満の企業とで導入率の差はあるものの、少しずつRPAが企業に浸透してきていることがわかります。

RPAツールの特徴

RPAツールの導入を成功させるため、まずは特徴を把握しましょう。

ここではRPAの特徴として、メリットとデメリットを解説します。

RPAツールのメリット

RPA導入によるメリットには、以下の4つが挙げられます。

1.コストの削減
RPAは単純業務や定型業務が得意です。

それら業務をRPAに任せ、人間が対応すべき時間が減れば、残業代や残業に伴うオフィスの光熱費などのコスト削減が期待できます。

2.人的リソースの配置の最適化
単純業務をRPAが代わりに行えば、業務時間や人員に空きができるため、人間にしかできないコア業務にリソースを集中できるでしょう。

3.24時間365日稼働可能
機械は動力源さえあれば、24時間365日休まず稼働できます。

早朝や深夜、休日など人間が稼働しない時間帯にRPAへ作業を任せれば、業務効率化に大きな望みが持てるでしょう。

4.人的ミスの防止
人が繰り返し業務を行う時、ミスを100%防ぐことは難しいです。

その点RPAは定めた手順に沿って正確に作業を行うので、人的ミスを防げ、より質の高い業務ができるでしょう。

RPAツールのデメリット

反対に、RPA導入によるデメリットには、以下の3つが挙げられます。

1.導入にかかるコストの費用対効果
RPAツールの導入費用は安価ではありません。

最低でも年間数十万円以上はかかります。

すると「既存の社内システムを改修すればよいのでは？」と思われるかもしれません。

とはいえ、RPAツールを導入したほうが安価・短期間で業務改善できるケースもありますので、費用対効果の検討をしっかりと行いましょう。

2.業務内容の変化への対応
RPAのロボットは、事前に決めたルールに沿って処理を行います。

もし業務内容や、利用するファイルやシステムに変更があった場合、その度にロボットを修正しなければなりません。

3.業務のブラックボックス化
業務をRPAツールで自動化することは、ブラックボックス化を招く可能性があります。

特にRPAのロボットは現場の人間が専任で作成や修正を行うことが多いからです。

ブラックボックス化してしまった場合、作成や修正を行っていた人間がいなくなったら誰もツールの管理が行えません。

初心者にとってRPAツールが難しい理由3選

ここまでお読みいただき、RPAツールを導入するメリットとデメリットはおわかりいただけたでしょうか。

しかし、メリット・デメリット以前に、RPAツールの導入自体を難しく感じてしまうこともありますよね。

次に、導入を難しく考えてしまう理由3つと、その解決策を紹介します。

1.ツールの選び方がわからない

RPAと一言で言っても、提供元に応じてさまざまなものがあります。

その多種多様にあるRPAツールの中からどのツールを選べばよいのかわからず、導入を難しく思うこともあるのではないでしょうか。

まずは、実際にRPAを使用する担当者のスキルが選定ポイントとなります。

例えば現場の担当者が各自で管理を行うのであれば、どのようなスキル・知識レベルの人でも同様に扱えるよう、操作が簡単なツールがよいでしょう。

ただ、操作が簡単だったりシンプルな設計だったりするRPAは、複雑な業務を全て自動化できない可能性もあります。

もし一定のスキル・知識がある専任の担当者が置けるなら、多少難しくても高機能なツールを選びましょう。

また、RPAをどのように運用していきたいかでも選ぶツールが変わります。

RPAは、ツールを動かす場所によって「クラウド型」「サ―バー型」「デスクトップ型」の3種類に分けられ、それぞれに向き・不向きがあります。

※「クラウド型」「サ―バー型」など3種類の違いやメリット・デメリットについては、こちらをご参照ください。

「【簡単解説】RPAとは何か？RPAへの疑問をわかりやすく解決｜RPAの種類」

RPAツールを選ぶ際には、価格や知名度ではなく、自社の担当者のスキル・運用方法に合ったRPAツールを選択することが大切です。

2.RPAで自動化できる業務が不明

RPAツールを導入するには、まずRPAによって自動化したい業務の洗い出しが必要です。

そのためには現場の社員に「どの業務が自動化できるか？」とヒアリングしなければなりません。

しかし、いざ現場の社員に「自動化できそうな業務はありますか？」と聞いても、あまり良い回答が上がってこないケースがあります。

なぜなら現場の社員は、どの業務が自動化に向いているかわからないためです。

よって、「この業務は本当に自動化できるのだろうか？」「結局人の手でやったほうが早いのでは？」と思ってしまい、適切な判断が難しくなります。

解決策は、RPAが得意とする業務を選定することです。

RPAは単純業務や定型業務を得意としており、例外や変化が起きた時に判断しなければならない業務は不得意です。

とはいえ、自社の人間で適切に業務を選定することが難しい場合もあるでしょう。

そのため、RPAの提供元からサポートを受けることを視野に入れ、導入サポートの充実したRPAツールやサービスを選ぶことも重要です。

3.現場社員のRPAツールへの理解が浅い

RPAツールを導入したい企業は、「業務量の削減」を目的とします。

つまり現場の社員は、すでに多くの業務を抱えて忙しい状況にあります。

そこでRPAツールを導入しようとすると、現場の社員からの思わぬ反発を招くかもしれません。

なぜなら現場の社員には、すでに負荷がかかっています。

そんな状況で新しいツールを使えと命じられても、「ただでさえ忙しいのに、余計に覚えることが増えるのは困る」「ツールを入れるより人材を増やしてほしい」などと不平不満が上がりかねません。

このような状況に陥ると、RPA導入は非常に難しいでしょう。

このような事態に陥る理由は、現場の社員に、RPAツールを導入するメリットが伝わっていないからです。

対応策は、現場の社員にRPAを導入した際のメリットを丁寧に伝えることです。

「RPAを使えば自分達の業務負荷が減っていく」と理解してもらえれば、より円滑な導入ができるでしょう。

またメリットがわかれば、好意的にRPAツールを利用してもらえるようになるでしょう。

RPAの操作は難しいわけではない

基本的にRPAツールの操作は難しくありませんが、ツールの操作や問題発生時には、プログラミングの知識があることが望ましいです。

なぜならRPAのロボット作成や、予期せぬトラブルが起きた時の対応は、プログラミングとの共通点が多いからです。

RPAツールには高いプログラミングスキルは求められない

RPAツールの使用やロボットの作成をするにあたっては、高度なプログラミングスキルがなくとも問題ないことが多いです。

ただ、基本的なプログラミングの知識を備えていれば、よりスムーズな運用ができるでしょう。

ツールによっては、ドラッグアンドドロップやメニューの選択などといった直感的なマウス操作で手順を指定できるものがあります。

もちろんプログラミングのスキルはあるに越したことはないですが、高い技術がなくともツールを使い始めることは可能です。

RPAツールの保守や運用はプログラミング知識があることが望ましい

RPAツールは導入したら終わりではありません。

継続的に使っていくには、定期的な保守や運用が必須であり、そのためにはプログラミングの知識があることが望ましいです。

例えばRPAのロボットに、思わぬエラーが起きたらどうすればよいでしょうか。

プログラミングの知識がなくエラーを改善できなければ、ロボットが動かないままになってしまいます。

せっかくコストをかけて作ったのに、使えないまま放置してしまう結果になりかねません。

また、自動化した業務内容の変更や、利用するシステムやアプリケーションの改修があった場合にも、ロボットのメンテナンスが必要です。

自社の人材での管理に不安がある方もいるかもしれません。

RPAを提供している企業の多くは導入後の運用サポートサービスを提供しているため、自社での管理・運用に自信がない場合、提供元にサポートを任せるのも手です。

RPAツールは難しくない！サポートを受けながら効果的な運用を

RPAツールは難しくありませんが、プログラミングの知識がある人材が少なく、業務の洗い出しや運用・保守が難しいこともあるでしょう。

そんな時には、ぜひRPAに詳しいプロへの相談をおすすめします。

タクトシステム株式会社では、「伴走型サポート」をコンセプトにしたRPA導入支援サービス「RoboSupo（ロボサポ）」を提供しています。

「SynchRoid」を中心としたRPAを提供し、RPAの導入を成功させたい企業の皆様への心強いサポートを行います。

「RPAの導入は難しいのでは…」とお悩みの方は、ぜひタクトシステムまでご相談ください。