ガイドライン

1. 当社の社名 タクトシステム株式会社 代表取締役社長 梅林 保典 2. 個人情報保護管理者 大熊 努 タクトシステム株式会社 〒169-0051 東京都新宿区西早稲田 3-27-1 電話:03-3200-0490（代） FAX:03-6821-4120 3. 個人情報の利用目的 （1）当社がお預かりした個人情報は、個人情報をいただいた方に承諾を得た範囲内で、また取得目的に沿った範囲内で利用いたします。利用目的については、以下の内、当社の正当な事業の範囲内でその目的の達成に必要な事項を利用目的といたします。 〈直接書面で取得した個人情報の利用目的〉 （お客様、お取引先様の個人情報） ●業務上のご連絡 ●当社およびグループ会社が取り扱う商品及びサービスに関するご案内 （お問い合わせ者情報） ●ご利用者様からのお問い合せまたはご依頼等への対応をさせていただく場合 （その他） ●その他、ご利用者様に事前にお知らせし、ご同意をいただいた目的の場合 （採用応募者情報） ●採用に関わる合否判定、合意等の通知、お問合せへの回答、及び採用後の入社手続き等 （従業者情報） ●人事労務管理、組織管理、業務管理、社会保険・労働保険事務、福利厚生、宣伝や広告、許認可申請、その他の企業活動およびこれらに付随する各種手続きないし連絡の目的等 〈上記以外で取得した個人情報の利用目的〉 （受託業務において取得する個人情報） ●お客様より印刷業務・メールマガジン発送業務等の委託を受けた業務遂行の範囲内で利用する場合 （2）取得した各個人情報について当社が当社のグループ会社と共同して事業活動を遂行する場合において、市場調査・顧客満足度調査、および事業内容に関する統計資料の作成（アンケート等）に資する目的において、当該グループ会社へ個人情報を提供いたします。 ●共同して利用される個人データの項目：氏名、会社名、住所、郵便番号、電話番号、メールアドレス、及びこれらに付加した情報 ●共同して利用する者の範囲：株式会社フォーバル本社およびタクトシステム株式会社ならびに株式会社フォーバルの国内における連結子会社および持分法適用関連会社 ●当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称：タクトシステム株式会社 4.個人情報の提供及び委託 　(1)当社は、ご利用者様の同意なしに第三者へご利用者様の個人情報の提供は行いません。 但し、以下の場合及び個人情報に適用される法律その他の規範により、当社が従うべき法令上の義務等の特別な事情がある場合は、この限りではありません。 ・統計的情報を提供する目的で個々の個人情報を集積または分析し、個人の識別や特定ができない形式に加工して、その統計データを開示する場合 ・その他特定の目的のためにお客様から同意を得た場合 （2）当社は、外部の事業者に個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合は、当該委託先の評価を行い適切な監督を行います。 5.保有個人データの安全管理のために講じた措置について 当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規定等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、以下の観点より安全管理措置を講じております。 （1）基本方針の策定 保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。 （2）個人データの取扱いに係る規律の整備 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規定を策定しています。 （3）組織的安全管理措置 ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う事業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規則に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。 （4）人的安全管理措置 ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 ②保有個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。 （5）物理的安全管理措置 ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。 ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。 （6）技術的安全管理措置 ①アクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。 ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 （7）外的環境の把握 個人データを保管している該当国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。 6. 苦情・お問い合わせ・ご相談窓口 個人情報の取扱いに関しての苦情、お問い合わせ、ご相談は下記の窓口までご連絡ください。 〒169-0051 東京都新宿区西早稲田 3-27-1 タクトシステム株式会社 制作本部 黒澤 電話:03-3200-0490（代） FAX:03-6821-4120 7. 認定個人情報保護団体 当社は下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。 名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会 苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局 住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内 電話番号：03-5860-7565 ／ 0120-700-779 名称：一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS） 苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室 住所：〒104-0045 東京都中央区築地1-13-14 NBF東銀座スクエア2階・5階 電話番号：03-6264-1312 受付時間：10：00〜16：00（土、日、祝日休み） 8. 開示等の求めに応じる手続き 当社が保有する個人情報については、本人またはその代理人からの「利用目的の通知」「開示」「内容の訂正、追加、削除」 「利用の停止、消去および第三者への提供の停止」「第三者提供記録の開示」の請求に対応いたします。 上記 6. の問い合わせ窓口までご請求ください。必要な手続きについてご案内いたします。その際には、ご請求いただいた方がご本人であることを確認させていただいた上で、合理的な範囲で速やかに対応いたします。