【業界・職種・部門別】RPAとは？導入事例をパターンごとに紹介！

近年、慢性的な人材不足の改善や業務効率化を図るための技術として「RPA」が注目を集めています。

RPAは人がPC上で行う業務を、人に代わってPCロボットが業務遂行する自動化ツールのことです。

ただ、「RPAを導入しても成功するかわからない」「RPA導入企業の成功事例を知りたい」など、不安に感じることや気になることがあると思います。

この記事では「業界・職種・部門別のRPA導入事例」をわかりやすく解説します。ぜひ最後までお読みください。

RPAとはわかりやすくいうと「定型業務の自動化が可能なツール」

企業の業務効率化に欠かせない存在として注目を集めている自動化ツールのRPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った用語です。

文字入力・クリック・コピー&ペーストなどの定型的な作業を行う人間に代わり、これら一連の作業を担います。

定型業務をRPAに置き換えることで、人が費やしてきた時間を他業務に充てることができるため、業務効率化に大きく繋がるのです。

【業界別】RPA成功事例

RPAは、民間企業だけではなく自治体などあらゆる組織に導入が進められています。

特に自治体は総務省が「スマート自治体」というビジョンを主導しているため、RPAの導入を後押ししています。

こちらでは、RPAを導入した成功事例を各業界別にご紹介します。

メーカー編

多彩な調味料、食品を製造販売しているある食品メーカーでは、Webからの受注作業を手作業で対応していました。

受注業務を担当している部署は常に対応ができるように、365日誰かが出社をして対応してきましたが、災害や遅延などで交通網に影響が出た際には出社できずに業務に支障をきたすリスクがあります。

また、手作業で対応するマンパワーを確保する必要があることに加え、需要が増加した場合には、新たな人材を投入し体制を整える必要性があることも問題の1つでした。

Webからの受注業務自動化にRPAを導入し、これら問題点の改善に役立っています。

もう1つの事例としては、部品を製造しているメーカーでのクレーム対応があります。

この会社では、スタッフ1名がメーカーに寄せられた部品に関するクレームをExcelで管理し、まとめたデータを月に数回世界の拠点へ発信しており、この対応による残業・休日出社が発生している状態となっていました。

そこで、クレーム内容の抽出・配信をRPAで行うことで、スタッフの残業時間が減少し、さらに他の業務に時間を充てたり休日が取得できるようになったりしたのです。

建設業界編

建設業界の事例は、一戸建分譲住宅の企画・建築・販売業務を展開している住宅メーカーです。

建設をサポートする事務課の業務の中で、建設業務に欠かせない品質検査などといった「期限厳守の登録申請作業」に膨大な時間がかかることが課題でした。

また、申請作業はExcelでまとめたファイルを申請するなど単純作業の繰り返しが多かったため、業務効率化を図りたいと検討していました。

そこでRPAを導入し、データを自動で読み込ませて申請するように改善できたため、業務効率が上昇したのです。

事例の詳細はこちら：タクトシステム｜ソリューション事例

自治体編

自治体の1つ目の事例は、ある市役所の個人住民税に係る入力・審査の自動化です。

市役所では届出書、申告書などといった資料の情報をシステム入力する業務が数多く存在します。

システム入力は単純かつ繰り返し作業ですが、業務量が多くなると職員の拘束時間が長くなってしまいます。

また、長時間労働によりシステム入力に誤りが発生することもあり、正確性を高めることも大きな課題でした。

そこで、必要な情報をExcelに集計し、RPAでそれらを1行ずつ読み取らせてシステムに転記・登録できるようにしたため、作業時間の短縮および正確なデータ入力が実現できました。

定量的な効果だと、計21業務で年間830時間の業務時間を削減、定性的な効果だと、職員の心理的負担を軽減できたという効果が表れています。

別の自治体でも、同様に窓口業務の効率化を実現した事例があります。

導入の背景としては、少子高齢化などに伴い、市民の方へ提供する行政サービスが拡大。

その結果、提出された申請書の情報をシステムへ入力するといった、事務処理のような定型業務が多く発生し、企画・立案などの業務に注力できていないという課題があったからです。

業務改善として、OCRで申請書情報を電子化し、それをRPAでシステムに転記することで業務効率化を実現しました。

医療業界編

医療業界では、現場業務を軽減する試みとしてRPAの導入が数多く実施されています。

その中の1つの事例が、定型作業の自動化により事務職員が医師・看護師の支援を行い、業務効率化に貢献するという取り組みです。

ある大学病院では、優秀な事務職員がデータ入力などの定型業務に時間を割かれていることが課題となっており、この課題解決が現場の業務軽減に直結すると考えられました。

そこで、まずはRPA化できるであろう業務を各部署で洗い出し、順次ロボットの開発・運用をスタートさせたのです。

「医師の勤務時間の計算をサポートするロボット」「旅費精算系書類のデータを抽出するロボット」など、さまざまなRPAロボットを導入し、定型作業を自動化することで、医療現場の負荷を軽減させました。

2020年時点で12ロボットが運用されており、年間663.4時間の業務削減に相当する成果を挙げています。

2つ目の事例は、大学病院で働く約6,000人の交通費精算の確認業務です。

これまでは、月末月初にかけて提出される交通費申請を経理担当6人が確認していましたが、確認作業に追われて帰宅できないなどの問題がありました。

そこでRPAを導入し、金額照らし合わせといった交通費確認作業を自動化することで、作業時間を360時間/月 から10時間/月 に削減できました。

EC業界編

1つ目の事例は、インテリア商品のEC事業を手掛けるある会社で毎日発生している、商品の出荷報告業務です。

商品によっては、注文を受けた当日に各モールに対して「出荷報告をする業務」が発生していました。

それを人の手で行っていた際、報告のために必要な情報の到着が夜になることから、出荷報告が翌日になってしまうことが多々ありました。

それが報告遅延とみなされ、最終的に売上の低下を招くことが大きな課題となっていたのです。

そこで、注文を受けたことをトリガーとし、RPAで出荷報告を自動でできるようにしたことで、遅延の解消に成功しました。

この成功体験から「出荷実績集計」「売上入力」などロボットの稼働範囲を増やしています。

2つ目の事例は、ECサイトへの販売情報更新です。

その企業では、従来はネットで販売している商品の価格変更や在庫数量変更時には、複数のスタッフが同時並行で漏れなく更新作業を実施していました。

更新作業量によっては膨大な時間がかかることもあり、RPAを導入することで、短時間で情報更新できるように改善を行ったのです。

【職種・部門別】RPA成功事例

続いて、職種・部門別の成功事例をご紹介します。

事務編

1つ目は、経理業務で「債務データ」の会計システム取り込み・伝票出力を自動化した事例です。

導入の背景は、新会計基準などの導入により業務が複雑化し、リソース不足が発生したことです。

家賃などの各種支払い情報が経理に集められ、経理が8.5時間/月 かけて会計システムに取り込んでいました。

そこでRPAを導入し、作業時間80%削減および人的ミスの撲滅を実現しました。

2つ目の事例は、ある企業の、全国各店舗への定型分析レポート配信業務です。

この企業は全国各地に1万を超える膨大な店舗数を持っているため、定型分析レポートを作成するだけでも多大な労力が必要でした。

そこで、基幹システムからダウンロードしたデータの集計・分析・加工・送信業務をRPAで自動化し、工数を削減したのです。

営業編

営業編の事例は、営業事務のルーティン作業の自動化です。

ある広告会社では、営業をサポートする営業事務の手が足りず、営業の業務が増えて業務効率が低下していることが課題でした。

そこで、営業事務の業務の6割を占める原稿作成業務にRPAを導入し、業務効率化を図りました。

この業務はシステムにログインし入力、コピー、写真のアップロードを行うことで完結する単純作業であるため、ロボットで代行させて135時間/月 の業務時間削減を実現しています。

人事部編

人事部編でご紹介する事例は、法定休日出勤手当のチェック作業の自動化です。

従来は、社内システムで管理されている休日出勤の事前申請状況と勤怠情報、そして事後の本人からの手当支給申請情報をExcelに入力し突き合わせチェックを行っていましたが、正確性が求められるため、人的ミスを撲滅するためにRPAの導入を実施しました。

削減した業務時間はもちろん、正確性を重視した取り組みとして社内では高く評価されています。

データ入力編

データ入力編でご紹介するのは、不動産業者での空き室情報のデータ入力の自動化です。

従来は、従業員が情報源と基幹システムを目視で確認し、空き室情報が基幹システムに登録されていない場合にデータを入力するという作業を行っていました。

ただ、対象となるデータは膨大となり、かつ従業員は店舗に来たお客様の対応もあるため、タイムリーな情報更新ができていませんでした。

この作業をRPAが代行することで、人の手の3倍から4倍の効率で作業が行え、作業時間が短縮されたのです。

コールセンター編

コールセンター編では、インターネットサイトを運営する、ある会社のバックヤード業務についてご紹介します。

その企業では、新型コロナウイルスの影響で、それまで月に数十件程度しか来ていなかった問い合わせが1万件を超えるレベルで一気に増加しました。

それまではコールセンターのバックヤード業務も機械に頼らず人の手で行っていたため、「効率化しなければ」と課題を感じていたのです。

そこで、提供元のサポートを受けつつバックヤード業務にRPAを導入したことで、月に10人を超える人的リソース削減を実現しました。

事例の詳細はこちら：タクトシステム｜ソリューション事例

導入事例を参考にRPAを活用しよう！

RPAは、あらゆる業界や業種で導入されており、さまざまな定型業務を自動化してくれる非常に便利な自動化ツールです。

今回ご紹介した成功事例を参考にしたときに、「この業務ならRPAに任せられそうだ」と思い当たる業務があるのではないでしょうか？

RPAを導入するために、まずはRPAの導入サポートに強い企業へ気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

タクトシステム株式会社では、「伴走型サポート」をコンセプトにしたRPA導入支援サービス「RoboSupo（ロボサポ）」を提供しており、皆さんのRPA導入をサポートします。

RPAの導入を検討中の企業の方は、ぜひタクトシステムまでご相談ください。