RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、業務の効率化・自動化を推し進めるための非常に強力なツールです。
本記事では、RPA導入の成功のための進め方と具体的な手順、メリット、さらに失敗を防ぐための注意点について徹底解説します。
実際の導入に多く立ち会ってきた事例を踏まえて、RPA導入における最適な方法や、企業が業務効率化を実現するためのノウハウをご紹介します。
RPA導入の手順と進め方
RPA導入を成功に導くためには、初期準備から運用フェーズまでの各段階に適切な手順と進め方があります。
以下の表は、RPA導入のフェーズごとの進め方を「業務の視点」「社内協力の視点」「RPAの視点」の3つから整理したものです。
| 初期準備 | 導入フェーズ | 導入直後 | 運用フェーズ | |
| 業務の視点 | 業務の棚卸 | 自動化する業務を選定 | - | ・業務効率化の社内事例の共有 ・RPA活用の拡大 |
| 社内協力の視点 | 社内の協力者集め | 部門間の協力体制の構築 | - | |
| RPAの視点 | RPAツール比較 | RPAツール選定 | ・RPAツール利用のための学習 ・RPAロボット作成 |
・RPAロボットの追加作成 ・RPAロボットのメンテナンス |
| コスト試算 | パイロットプロジェクトの実施 | - | ・導入効果測定 |
初期準備では業務の棚卸や社内の協力者集め、RPAツールの比較とコスト試算が重要です。
導入フェーズでは自動化する業務の選定や部門間の協力体制の構築、パイロットプロジェクトの実施が求められます。
導入直後にはRPAツールに関する学習とロボット作成が中心となり、運用フェーズでは業務効率化事例の社内共有やRPA活用の拡大、ロボットのメンテナンスと導入効果測定が重要です。
本記事では、以下に各フェーズの詳細と注意点を解説します。
1.RPA導入の初期準備
RPAの導入は、企業の業務効率化や自動化を目指す上で、非常に有効な手段です。
しかし、RPA導入には初期準備が必要であり、このプロセスが抜けてしまうと期待した成果が出なかったり、RPA導入に失敗の烙印が押されてしまったり、ということにもなりかねません。
ここは特に慎重に進めていきましょう！
| 初期準備 | 導入フェーズ | 導入直後 | 運用フェーズ | |
| 業務の視点 | 業務の棚卸 | 自動化する業務を選定 | - | ・業務効率化の社内事例の共有 ・RPA活用の拡大 |
| 社内協力の視点 | 社内の協力者集め | 部門間の協力体制の構築 | - | |
| RPAの視点 | RPAツール比較 | RPAツール選定 | ・RPAツール利用のための学習 ・RPAロボット作成 |
・RPAロボットの追加作成 ・RPAロボットのメンテナンス |
| コスト試算 | パイロットプロジェクトの実施 | - | ・導入効果測定 |
1-1.業務の棚卸
まず、RPAを導入する前に、どのような業務プロセスがいくつ存在するかを棚卸する必要があります。
業務の棚卸とは、現在行っているすべての業務をリストアップし、それぞれの内容、手順、頻度、担当者などを詳細に把握することです。
すべての業務が自動化に適しているわけではありません。
例えば、データの入力作業や請求書処理、在庫管理などはRPAの導入効果が出やすい業務です。このような
・手作業で行っている
・繰り返し行っている
・複数人が同様の手順で操作している
といった、特に時間を使っている（≒人件費のかかっている）業務プロセスをリストアップし、それぞれの業務がどのように実行されているかを詳細に分析することが、ファーストステップとなります。
業務の棚卸を行うことで、どの業務が自動化に適しているか、どの業務に改善の余地があるかを明確にすることができます。
これにより、RPA導入の効果を最大化するための基盤を築くことができます。
▼業務プロセスのリスト例
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1-2.社内の協力者集め
次に、RPA導入にあたっては、社内での協力体制が重要になります。
そのため、初期準備の段階では、協力者を集めておくようにしましょう。
RPAの導入は、単に技術的なシステムを導入するだけではなく、業務フローや役割分担にも影響を与えます。
そのため、トップダウンで進める場合でも、ボトムアップで進める場合でも、関係する部署や担当者の理解と協力が不可欠です。
例えば、経理部門で請求業務のRPA化を検討する際には、請求情報を挙げてくる営業部門との連携や、システム操作に関係するIT・情シス部門の確認、またコンプライアンス部門の理解も必要になります。
1-3.RPAツール比較
さらに、RPAツールの選定に関しても慎重に考えましょう。
RPAツールは、多くのベンダーが提供しており、それぞれの製品・サービス毎に特徴があり、向き・不向きがあります。自社の業務に最適なツールを選定するためには、複数のツールを比較し、1-1でリストアップした業務の自動化に適した機能が備わっているのかを確認する必要があります。
また、RPAツールを比較検討する際には、1-2で挙げた協力すべき部門間での情報共有も忘れないようにしましょう。
1-4.コスト試算
最後に、RPA導入におけるコスト試算が非常に重要です。
RPAの導入には、初期導入コストだけでなく、運用にもコストが発生します。
RPAの導入目的が人件費削減である場合、以下のような詳細な試算を行うことをお勧めします。
【初期コスト】
・RPAツール初期費用：一式 50万円
・RPAツール利用料：年間 100万円
・RPAツール利用のための学習：50時間×5,000円=25万円（1人あたり）
・3体のRPAロボット作成：50時間×5,000円×3体=75万円
【運用コスト】
・RPAロボット改修：10時間×5,000円×ロボット3体=15万円
・その他の運用コスト（サポート費用、追加ライセンス費用など）：年間 20万円
ここでは、RPAツールなどの外部に出ていく金額のほかに、RPAツール利用のための学習や実際に自動化するためのRPAロボットを作成する時間についても考慮し、時間単価を掛け算して内部コストも試算することが重要です。
また、運用コストとして、RPAロボットが停止した場合や業務プロセスが変更された場合の改修についても、想定時間を算出しておくことで、運用段階での思わぬトラブルを防ぐことができます。
初期準備の時点では、なににどのくらい時間がかかるかわからない、ということもあるかもしれませんが、何はともあれ、思いつく限りを書き出しておくことが何よりも大切です。
2.導入フェーズ
ここまで見てきた初期準備を踏まえ、RPA導入フェーズを成功させるためには、スムーズな進行フローと明確な手順が必要となります。
導入計画を立て、各ステップを確実に実行することで、導入の成功率を高めることができます。
| 初期準備 | 導入フェーズ | 導入直後 | 運用フェーズ | |
| 業務の視点 | 業務の棚卸 | 自動化する業務を選定 | - | ・業務効率化の社内事例の共有 ・RPA活用の拡大 |
| 社内協力の視点 | 社内の協力者集め | 部門間の協力体制の構築 | - | |
| RPAの視点 | RPAツール比較 | RPAツール選定 | ・RPAツール利用のための学習 ・RPAロボット作成 |
・RPAロボットの追加作成 ・RPAロボットのメンテナンス |
| コスト試算 | パイロットプロジェクトの実施 | - | ・導入効果測定 |
2-1.自動化する業務を選定
最初のステップはどの業務プロセスをRPAによって自動化するかを選定することです。
RPAは、主に反復作業や時間がかかる処理に適しており、これらの作業を自動化することで、業務効率化が実現できます。
しかし、自動化の適用範囲を誤ると、逆に業務の複雑さが増し、期待した効果が得られないことがあります。
そのため、自動化が可能な業務と、RPAによる自動化が適さない業務を明確に区別し、適切な範囲で導入を進めることが重要です。
初期準備の「業務の棚卸」でリストアップした業務の中からRPA化が進められる業務を抽出するようにしましょう。
2-2.部門間の協力体制の構築
RPA導入には、複数の部門が協力することが不可欠です。
IT部門・業務部門・経営層の各部門の役割と責任と担当者をはっきりとさせて、目線をあわせておくことが大切です。
初期準備の「社内の協力者集め」で話を通しておいた協力者を通じて、各部門とのミーティングを設定し、進捗状況や課題を共有します。
各部門が同じ目標に向かって進むことで、それぞれの専門知識を活用しつつ、業務プロセスの詳細な理解と改善策の提案を行い、RPAの効果が最大化します。
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2-3.RPAツール選定
RPAツールの選定は、プロジェクトの成功に直結する重要なステップです。
初期準備の「RPAツール比較」でみた複数ツールの中から自社にとって最適なツールを選ぶようにしましょう。
また、この時点でRPAロボットを自社で内製化するのか、外部発注するのかも決めておくようにしましょう。
内製化は、長期的なコスト削減や迅速な対応が可能ですが、初期のトレーニングやスキル習得に時間とコストがかかります。
一方、外注はRPAの専門知識と経験を持つプロの手助けで迅速な導入が期待できますが、短期的にはコストが高くなる可能性があります。
絶対にどちらかがいいというものではありませんので、自社の状況に合わせた判断が必要です。
2-4.パイロットプロジェクトの実施と評価
RPAツールの選定が終わったら、RPA導入を本格的に進める前に、パイロットプロジェクトの実施をお勧めします。
パイロットプロジェクトとは、小規模な業務プロセスを対象にRPAを導入し、その効果を評価するための試験的な取り組みのことです。
ここでは特に、部門間の連携が重要なポイントとなります。2-2でご紹介した通り、部門間の協力体制がRPA導入には不可欠です。
大規模に一気に進めるのではなく、まずは小さなプロジェクトを通じて部門間の認識の差異を埋めていくことで、協力すべき各部門・各担当者がRPAの導入に対する理解を深め、協力体制をチェックし、強化することができます。
さらに、パイロットプロジェクトを通じて、実際の運用における問題点や改善点を早期に発見することができます。
リスクを最小限に抑えつつ、スムーズな導入に向けて、導入計画の修正・改善を進めます。
2-3で選定したRPAツールに無料トライアル期間などがあれば、それを利用してパイロットプロジェクトをコンパクトに、短期間で進めていくことをお勧めします。
3.導入直後
パイロットプロジェクトで、部門間の調整と実運用のイメージが見えてきたら、一気にRPAプロジェクトを進行させましょう。
選定したRPAツールを利用して、「RPAツール利用のための学習」と「RPAロボット作成」を進めます。
| 初期準備 | 導入フェーズ | 導入直後 | 運用フェーズ | |
| 業務の視点 | 業務の棚卸 | 自動化する業務を選定 | - | ・業務効率化の社内事例の共有 ・RPA活用の拡大 |
| 社内協力の視点 | 社内の協力者集め | 部門間の協力体制の構築 | - | |
| RPAの視点 | RPAツール比較 | RPAツール選定 | ・RPAツール利用のための学習 ・RPAロボット作成 |
・RPAロボットの追加作成 ・RPAロボットのメンテナンス |
| コスト試算 | パイロットプロジェクトの実施 | - | ・導入効果測定 |
3-1.RPAツール利用のための学習
RPAツールを効果的に活用するためには、まず基本的な操作方法や機能を理解することからはじまります。
RPAツールは言い換えればソフトウェアですので、この段階はどんなツールでもそれほど変わることはありません。
多くのRPAツールはトレーニングコースやオンラインでのチュートリアルを提供しており、これを活用することで効率的に学習が進められます。
また、実際の業務に即したシナリオを用いて練習することで、実践的なスキルを身につけることができます。
学習の初期段階では、基本的な操作から始め、徐々に高度な機能へとステップアップしていくことが推奨されます。
3-2.RPAロボット作成
RPAツールの基本を学んだ後は、実際にRPAロボットを作成するフェーズに進みます。
導入フェーズの「自動化する業務を選定」で挙げた定型業務について、RPAツールを用いてロボットを設計・開発します。作成したロボットはテストを行い、必要に応じて修正を加えます。
最終的に、安定して稼働するロボットを完成させることが目標です。
導入フェーズの「RPAツール選定」でも触れましたが、RPAの導入において、内製化するか外部に委託するかは重要なポイントです。
「RPAツール利用のための学習」と「RPAロボット作成」は内製化する場合には必須ですが、外部発注する場合には、プロに任せてしまうこともできますので、自社のリソースを考え、どちらを選ぶか検討しましょう。
4.運用フェーズ
RPA導入は、導入までの話に偏りがちですが、実際には導入よりも運用の方が期間は長くなります。
RPA運用フェーズではどのような手順が必要になるかを、RPA導入前に検討しておくようにしましょう。
以下に、運用フェーズにおける「費用対効果測定」、「業務効率化事例の共有とRPA利用の全社拡大」、「RPAロボットの追加作成と既存ロボットのメンテナンス」について詳しく解説します。
| 初期準備 | 導入フェーズ | 導入直後 | 運用フェーズ | |
| 業務の視点 | 業務の棚卸 | 自動化する業務を選定 | - | ・業務効率化の社内事例の共有 ・RPA活用の拡大 |
| 社内協力の視点 | 社内の協力者集め | 部門間の協力体制の構築 | - | |
| RPAの視点 | RPAツール比較 | RPAツール選定 | ・RPAツール利用のための学習 ・RPAロボット作成 |
・RPAロボットの追加作成 ・RPAロボットのメンテナンス |
| コスト試算 | パイロットプロジェクトの実施 | - | ・導入効果測定 |
4-1.費用対効果測定
RPA導入後の費用対効果測定は、かかった費用の正当性を確認するために不可欠です。
具体的には、以下の3点を「定量的」に評価します。
・RPA導入前後の業務時間の削減
・エラー率の低減
・人的コスト削減額
これにより、RPAの導入がどれだけの効果をもたらしたかを明確にし、さらなるRPA継続可否の判断材料とします。
また、「定性的」な側面からの評価も忘れないようにしましょう。
・単純作業から解放されて、従業員のエンゲージメントが向上した
・業務プロセスが明確になり、「〇〇さんに聞かないとわからない」という状況を脱した
・「この業務も自動化できるのではないか？」といった業務効率化に積極的な声があがるようになった
など、RPA導入が進められている企業では、多くの副産物ともいえる定性的な効果が実感されているケースが多く見られます。
4-2.業務効率化事例の共有とRPA利用の全社拡大
RPA導入の費用対効果がでたら、その結果を積極的に社内で共有するようにしましょう。
協力してもらった部門間での情報共有はもちろんのこと、今回のRPA導入プロジェクトに関係しなかった部門にも積極的に情報を開示していくことが大切です。
情報の押し付けはよくないことですが、具体的な業務効率化の成果や、従業員の負担軽減の事例を紹介することで、RPAの有用性をまずは知ってもらうことから始めましょう。
また、定期的なワークショップや社内セミナーを開催し、成功事例を共有する場を設けることで効果が最大化します。
4-3.RPAロボットの追加作成と既存ロボットのメンテナンス
RPAの運用フェーズでは、新たな業務プロセスに対応するためのロボットの追加作成と、既存ロボットのメンテナンスが必要です。
RPA導入の費用対効果が高ければ、他部門のRPA化できる業務から追加のロボット作成が発生するでしょう。
また、業務フローを一部変更することでRPA化できる業務フローがあれば、積極的に自動化する方法を探っていくことが大切です。
運用フェーズではそういった新しいロボットの作成に柔軟に対応できる準備が必要になります。
また、いったん作成したロボットも、作成して終わりということにはなりませんので注意が必要です。
業務フローの変更や、システム変更にともなって、ロボットの手順を更新し、安定した運用に向けてメンテナンスし続けていく必要があります。
RPAロボットの追加作成と既存ロボットのメンテナンスには、業務時間を割く必要がありますので、リソースをキチンと確保しておくようにしましょう。
RPA導入の失敗回避のポイント
RPA導入には多くのメリットがありますが、下準備と手順の理解、計画と準備が不足していると、導入が失敗に終わることもあります。
ここでは、RPA導入における失敗事例と、その失敗を防ぐための注意点について解説します。
まず、RPA導入の失敗事例としてよく挙げられるのが、業務プロセスの選定ミスです。
自動化に適していない業務を無理にRPAで自動化しようとすると、業務が複雑化し、かえって効率が悪化することがあります。
例えば、複雑な判断を要する業務や、頻繁にルールが変更される業務は、RPAの導入には適していません。
これらの業務を無理に自動化しようとすると、結果として業務フローが混乱してしまい、期待した効果が得られないことがあります。
また、RPAツールの選定ミスも失敗の原因となることがあります。
適切なRPAツールを選定できなかった場合、導入後に業務フローがスムーズに進まなくなったり、操作が複雑でツールを使いこなせなかったりすることがあります。
これを防ぐためには、初期準備での「ツール比較」と導入フェーズでの「RPAツール選定」を分けて行うことをオススメします。
ベンダーとの打ち合わせを行うだけでなく、協力してもらう部門間で打ち合わせ結果を情報共有し、複数の専門スタッフの視点を入れることで選定ミスを防ぐことができます。
さらに、RPA導入には費用がかかるため、予算管理が不十分だと導入後に費用対効果割れのリスクが生じます。
RPA導入時には、初期費用だけでなく、運用費用やメンテナンス費用も考慮に入れる必要があります。
初期準備における「コスト試算」を入念に行い、導入後に思わぬ費用が発生しないように注意が必要です。
まとめ
RPA導入は業務効率化やコスト削減に大きな効果をもたらしますが、成功には適切な準備と進め方が不可欠です。
この記事では、事前準備・導入・運用の手順から、失敗を避けるためのポイントまで解説しました。
RPA導入を成功させるためには社内の協力のもとで業務プロセスやツールを適切に選定し、導入後も継続的な改善を行うことが重要であり、そうすることで最大限の効果を得ることができます。
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