業務効率改善の見込みを数字であらわす。

こんにちは。
プロデューサーのKです。

昨年の秋より販売を開始しました TCLOUDS デジタルアセットマネジメント
おかげさまで好評いただき、多くの企業様に導入いただいております。
無料トライアルも継続中。1週間、無料で試験導入いただける仕組みを整えています。

もちろん、無料トライアルをご利用いただいても本採用に至らないケースもたくさんあります。
お話をうかがっていくと、使い勝手は良かったけれど上司を説得できない、というお悩みが多くあるように思います。

そこで、まずは業務効率改善の見込みを数字であらわすこと、をオススメします。
考え方は非常にカンタン!
TCLOUDS デジタルアセットマネジメント を導入しない場合と、した場合の比較を一覧表にします。

一例として、以下の表をご覧ください。

日付 作業内容 TCLOUDS デジタル
アセットマネジメント
導入しない場合 導入した場合
6月6日 営業部の○○さんからカタログ掲載画像の取り寄せ依頼。 3分 0分
6月6日 △△印刷へ画像取り寄せ依頼のメール送付。 3分
6月6日 △△印刷より、解像度と保存形式について問い合わせがあり、営業部○○さんへ確認連絡→不在のため、伝言を依頼。 10分
6月7日 営業部○○さんより、解像度と保存形式について回答をもらい、△△印刷へメール連絡。 5分
6月8日 △△印刷より送られてきた画像ファイルを確認。営業部○○さんへ送信。 3分
小計 24分 0分

 

ポイントは、作業内容を極力詳細に書き記すこと。
累積時間を明確にすることで、ただ「メンドクサイ」と思っているだけではないことを理由付けします。

上記の事例は、ひとつの画像の取り寄せについてのやり取りの明細となりますが、画像の検索やトリミング指示、動画の切り出しなどの作業についても同様に書き記していただくと、デジタルデータの管理に、膨大な時間がかかっていることがおわかりいただけるものと思います。

実際に導入いただいたA社様では、パンフレット、雑誌広告、交通広告、テレビCM、ダイレクトメールなど、あらゆる販促ツールについての検証をおこなっていただきました。

結果、TCLOUDS デジタルアセットマネジメント を導入いただく前は、年間1,473時間 かかっていた作業を、導入後は 620時間 に削減することができたそうです。

1,473時間 - 620時間 = 853時間/年 の削減となります。

時給単価を 3,000円 と設定した場合、
853時間 × 3,000円 = 2,559,000円/年 で、年間 約260万円 の費用削減を実現したことになります。

TCLOUDS デジタルアセットマネジメント のスタンダードプランは月額38,000円(税抜)となりますので、年間456,000円(税抜)。
導入には十分にメリットがある、ということができます。

これまで行われてきたやり方を変えて費用が発生する、という点だけに目がいってしまうと、なかなか承認がもらえないケースが多く発生しますが、そうならないように、事実を具体的な数字であらわすことをオススメします。