カタログの原稿整理。

こんにちは。
営業担当のKです。

前回に引き続き、カタログを作るのは“はじめて”という方向けに、
今回は、原稿整理について書きたいと思います。
カタログを作るにあたって、もっとも時間がかかるこの作業。
時間がかかる、と最初からわかっていれば対処についても考えやすいかもしれませんね。

●原稿整理とはなにか?

読んで字のごとく、原稿を整理すること、ですね。
では、カタログ上の原稿とは何か? と考えますと商品名、紹介文、品番、価格、仕様といったところでしょうか。カタログに掲載される情報のすべて、といい直してもよいと思います。

では、下図のような商品カタログを作るのに、どんな原稿が必要になるでしょうか?

商品カタログ見本

エクセルにまとめると、下図のようなイメージですね。

商品情報データベースなどがあれば、そこから該当データを抜き出すことができると思いますが、カタログ掲載に必要となる原稿はそれだけではありません。

例えば、商品情報データベースでは色違いの商品を品番ごとに管理していたものを、カタログ上は1コマの中で表現する、なんてことがよくあります。商品データベースがあれば、掲載情報の管理はカンタンと思われがちですが、実際にはそれほどすんなりとはいきませんね。
ある一定の条件付けができれば、エクセル上で関数・マクロを駆使する方法や、RPAで一括処理する方法などが考えられます。

●原稿整理のメリット

原稿整理をなんのためにするかといえば、なんといっても後工程の工数削減。
すなわち“コストカット”と“スピードアップ”です。
デザイン・DTP作業をする側からすると、掲載情報が整理された原稿を渡されるのと、
整理されていない原稿が渡されるのでは、手数がかわってきます。

●スムーズに原稿整理をおこなうためのポイント

ポイントは2つ。
ひとつは、極力手作業を挟まず自動化すること。
先にあげたとおり、関数・マクロ・RPAなどを利用することで、ヒューマンエラーを減らすとともに作業時間を削減することです。10コの作業があった場合に、いっぺんに
全部を自動化することができなくても、部分的に3~5コの作業を自動化することを検討するだけでも十分です。
もうひとつは、原稿チェックの最終決定権者の意向をおさえておくこと。
商品スペックは開発部が最終確認するけれど、商品コピーは営業部がおこなう、といった具合に、項目ごとに最終チェックをする人がかわる場合が多く発生します。
事前に誰がいつ、どのタイミングで原稿のチェックをおこなうか、がわかっているとそれにあわせて原稿整理の段取りがしやすくなりますね。

「何事も段取り八分」とよく言われますが、この原稿整理こそがカタログ制作の段取りのうちの8割を方向付ける、ということができるように思います。