2020.04.08 Wed

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テレワークとオンラインストレージ

#働き方

author:近藤正成

前回は、テレワークをするうえでの基本コミュニケーションツールであるWEB会議システムについて記事にまとめました。今回は、引き続きテレワークを実施するうえで欠かせないオンラインストレージをご紹介します。
今回ご紹介するのは、オンラインストレージシステム「DirectCloud-Box」です。

当社で販売代理も行い、これまでも使ってきたクラウドストレージですが、このシステムのおかげでテレワーク導入をスムーズに進めることができました。

● 「まずプリントアウト」は通用しない

紙媒体デザインも手掛ける当社社員は、やっぱり紙の資料が大好きです。
どんな資料も、まずプリントアウトして、隅々までじっくりと読み込むのは当然のこと。「PDFデータを共有フォルダにアップしておきました!」と上司に報告しようものなら「00部、プリントアウトしておいて!」と言われ、むしろ「プリントアウトしないのはなぜ?」と問われるほどの“プリントアウト至上主義”が当社の社風でした、数年前までは。

3年ほど前から「DirectCloud-Box」の代理販売を始めたこともあり、この社風は大きく変わりました。プリント用紙の発注枚数が大幅に減り、“PDF至上主義”に。上司に確認するのはプリントアウトの部数ではなく、共有者のアクセス権設定へと変わりました。

そして、今回のテレワーク導入。

いうまでもなく“プリントアウト至上主義”は、一切通用しません。“共有”を目的とする資料を、いかにスムーズかつセキュアに企業の資産として運用できるか、はテレワークの生産性を大きく左右します。

● DirectCloud-Boxのセキュリティはトップクラス

数あるオンラインストレージのサービスを比較検討するうえで、最初に考えるべきはやっぱりセキュリティ。テレワークの検討において、まずはこれをクリアしないと話が前に進みません。
DirectCloud-BoxはAWS(Amazon Web Services)を利用しており、そのセキュリティ機能も多彩です。

 

・全てのデータは 暗号化(256ビット)
・国内データセンターを利用
・ウイルスチェック
・操作ログ管理
・アクセスレベル管理
・端末にキャッシュを残さない
・デバイス認証
・IPアドレス制限
・二要素認証(ワンタイムパスワード)
・5段階のアクセスレベル設定
・端末内の他アプリとのやりとりを制限
・システムのすべてが標準で冗長構成
・99.95%の稼働率

 

● DirectCloud-Boxなら管理者負担が少ない

テレワークに限らず新しい仕組みを導入すると、社内問い合わせが増えて、管理者の負担が増えてしまうのは避けがたいことかもしれません。でも、DirectCloud-Boxの特徴のひとつが、管理者負担が少ないこと。
まずは、インターフェースと機能がシンプルで直感的にわかりやすく「コレどうやって使うの?」という基本的な質問を減らすことができます。また、ダッシュボード画面での状況把握が簡単なうえ、ログ管理機能(ログインログ/ファイル利用ログ/ファイルリンクログ)が充実しているのが高ポイント!
ただでさえ、テレワーク導入時には「今まで、こうやっていたんだけど、これってどうすればいいの?」という問い合わせが増えます。従業員がスムーズにテレワークに移行するためには、いかに問い合わせを減らすか?(→つまり管理者負担を減らすか?)は重要項目です。

● テレワークで真価を発揮する“ユーザー数無制限”の魅力

DirectCloud-Boxの最大の魅力は、ユーザー数が無制限!ということ。
DirectCloud-Boxの料金はユーザー数ではなく、ストレージ容量によって変わり、アカウントの増減は自在。これは、人の入れ替わりに自在に対応できるから、という理由のほかに、「容量上限がデータの整理整頓を促す」という考えによるものです。

この仕組みがテレワークにマッチします。

 

テレワークでは、働く場所や時間を自由に決めることができるようになります。
しかし、データ運用は自由ではダメです。ルールに従ってキチンと運用されたデータは、他の人が見てもわかりやすく、データの移行・更新・引き継ぎをスムーズに行うことができます。そして、不要なデータは整理整頓してオンラインストレージ上から削除すること。
テレワークのデータ共有では、何よりも「説明しなくてもわかる」ことが大切。
コミュニケーションロスを減らすためにも、ルールに従ったデータの健全な運用なくしてテレワークは成り立ちません。

● オンラインストレージの位置づけこそが大切

テレワークの導入にあたり、オンラインストレージをどのように位置づけるかは大変重要です。当社でもまだまだトライ&エラーの繰り返し。やっぱりプリントアウトじゃないと!という意見もまだまだ社内には残っています。
でも、プリントアウトのためだけに出社するっていうのは、やっぱり違いますよね。

セキュアで、管理負担が少なく、ルールに従った運用を実現するためにはシステム面のほかに、従業員、そして管理職の意識改革が絶対に必要。これは“プリントアウト至上主義”からの脱却を目指した当社だから言えることだと思います。

オンラインストレージには複数のサービスがありますので、いろいろと試してみることをお勧めします。
なお、DirectCloud-Boxはテレワーク導入支援のため、2か月無料のキャンペーンを開催中。
詳しくは以下をご覧ください。

https://www.tactsystem.co.jp/directcloudbox/

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