2020.04.01 Wed

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テレワークとWEB会議システム

#働き方

author:近藤正成

前回は、当社で進めるテレワークの全体像について記事にまとめました。
ここからは、当社でテレワークを進めるにあたり導入しているクラウドツールをご紹介していきたいと思います。
最初にご紹介するのは、クラウド型WEB会議システム「RemoteMeeting」です。

 

● テレワークの最初の難所は対面コミュニケーション

非常に当たり前のことですが、テレワークを導入すると対面でのコミュニケーションがとりにくくなります。これまで、直接顔を見て話をすることに慣れていたところに、この衝撃は大きく感じられます。もちろん音声や文字情報だけであれば、伝達手段はいくらでもあるのですが、毎日となると表情を通じたコミュニケーションの大切さを思い知ります。

さて、そこで登場するのがWEB会議システムです。

Face to Faceでコミュニケーションをとることができ、“目は口ほどに物を言う”という言葉の意味を実感することができます。

 

● WEB会議システム導入のポイント

WEB会議システムを提供するサービスは複数ありますので、導入にあたっては比較検討が重要です。書き出すとキリがないのですが、取り急ぎ導入にあたってのポイントを以下にまとめます。

導入・運用の目的 社内運用だけか、クライアント対応にも使うか?
サービス内容 アカウント数や同時接続数などサービス面はどうか?
品質・使い勝手 音声品質、画面共有時の見やすさなどはどうか?
管理者の負荷 社内問い合わせを減らすことができるか?
セキュリティ対策 暗号化、端末制限、情報漏洩対策などはどうか?
料金 有料か?無料か?

 

WEB会議システムを提供するサービスでは、無料お試し版を期間限定で提供していることが多いので、実際に触ってみて比較されることをお勧めします。

 

● クラウド型WEB会議システム「RemoteMeeting」

比較検討の結果、当社で導入したのは、クラウド型WEB会議システム「RemoteMeeting」です。こちらは韓国企業のRSUPPORTが提供しており、画面共有、ドキュメントへの双方向書き込み、チャットなどの機能が充実しています。また、しゃべっている人を感知してメイン画面に表示する機能はとてもわかりやすいと思います。

RemoteMeeting

導入にあたり、当社ではテレワーク対策として社内会議、クライアント対応として社外会議の双方で使用することを想定しました。

導入の決め手は、ドキュメントの共有しやすさです。

デザイン制作会社である当社では、デザイン案や提案資料について打ち合わせることが多く、ドキュメントを共有しながら複数人でWEB会議を行う際の使い勝手を最優先に考えました。

 

「RemoteMeeting」の料金は1分あたり29円という従量課金制と、IDごとに料金がかかる定額制があります。初期費用がかからないのもポイントが高いです。

詳しくはコチラから。

https://www.remotemeeting.com/ja/price

 

● スケジュール調整の負荷軽減などメリットがたくさん

クライアントとのデザイン制作についての打ち合わせでは、プランナーやディレクター、デザイナーが同席できるかどうかは非常に重要です。ただ、複数人のスケジュール調整はなかなかに難しいところ。WEB会議ならテレワークのスタッフの同席も容易で、スケジュール調整の手間も軽減され、移動コストがかからないことなどメリットがたくさんあります。

また、社内メンバーを集める会議もスケジュール調整の負荷が少なく、ドキュメントを共有しながら打ち合わせを進めることができますので、伝達漏れを防ぐことができ、リアルタイムでの情報共有に効果を発揮します。

デメリットは、複数人が同時に話すと聞き取りづらくなってしまうこと。やはり対面式の打ち合わせとWEB会議は違いますので、慣れる必要があるように思います。

 

● テレワークとWEB会議システムを導入してみて…

WEB会議システムを導入後、毎週行っていた定例の営業報告会議もクラウド対応となりました。出社の有無を問わず、会議に出席できるのはウレシイです…。

WEB会議システムのスクリーンショット

ただ、自宅からWEB会議に参加する際の最大のネックは、背景に困ること。

愛犬が映り込むのは話のネタに良いとして、散らかった部屋を公開するわけにはいきませんので、白い壁を背景に映せるように机の場所を調整して、撮影されても大丈夫なセットを作るのには骨が折れます…。

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