2020.06.11 Thu

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オンライン商談時の提案資料作成のポイント

#働き方

author:近藤正成

先日、クラウド型WEB会議システム導入時のポイントについてご紹介しましたが、今回はWEB会議システムを使ったオンライン商談時の、営業ツール作成のポイントをまとめていきたいと思います。
緊急事態宣言は解除されましたが、テレワークが進んだこともあり、オンラインで商談する機会が増えてきましたね。きっとこれからもこの流れは加速するものと思っています。

対面商談では、前日までに “紙の資料”を用意して当日に臨んでいましたが、オンライン商談では事情が変わってきます。どういった資料が相手にわかりやすく、また伝わりやすいのでしょうか?

まずはアイスブレイク

対面商談では、まず名刺交換がありましたが、オンライン商談ではその時間がありません。
相手の人となりがわからないところから商談がスタートする場合には、名刺の代わりとなるようなアイスブレイク用資料が必要となります。

例えば、こんな感じ。

アイスブレイク用資料

ポイントは、シンプルに作ること。そして、ツッコミどころを設けておくこと。
ここでは「最近のお気に入り」としましたが、相手にもよりますので、硬すぎず、軟らかすぎない鉄板ネタを用意することをお勧めします。
遠隔地とのオンライン商談の場合には、相手の地元ネタを入れておく、という手もあります。
「○〇県産の××が晩酌のお供」「従弟が○○県の大学を卒業」など、相手との距離を詰める一言を書いておくようにしましょう。

そのほかに、背景画像を名刺にしておく、相手先のWEBサイト画像にしておく、などオンライン商談ならではの、さまざまなアイスブレイクの方法があります。

オンライン商談資料のポイント

では、実際の商談資料に入りましょう。
パワーポイントの資料を作成する際のポイントは、さまざまなところで言われている通りですが、以下の3点に注意しましょう。

そして、オンライン商談用資料ならではの、チェックポイントがあります。

1.「スライドのサイズ」は16:9で作る。

スライドサイズは、オンライン商談ツールの画面サイズに沿って決めましょう。A4サイズでプリントアウトすることを前提に作られていた資料はサイズ変更をお勧めします。

● 代表的なオンライン商談ツールの画面サイズ

zoomの画面サイズZoom Meetings

Skypeの画面サイズSkype for Business

Teamsの画面サイズMicrosoft Teams

RemoteMeethingの画面サイズRemoteMeeting

2.文字サイズのメリハリははっきりと。

相手の画面サイズにもよりますが、オンライン商談では、共有画面サイズがどうしても小さくなってしまいますので、必然的に文字サイズも小さくなってしまいます。そのため、必要なポイントを絞って、文字サイズのメリハリをよりはっきりさせたいところです。

メリハリが足りないメリハリが足りない 読ませたい文字だけを強調読ませたい文字だけを強調

商談後に資料をメールで送る、もしくは商談時にダウンロードしてもらう、といったこともあると思いますので、必要な文章を削ってしまうことはNG。なるべく少ない文字数で簡潔に書きあげる工夫が必要になります。

3.動画をリンクさせる

オンライン商談での動画説明は非常に有効です。
対面での商談の場合、パソコンやタブレットの画面を相手にむけて説明するのに苦労したことはありませんか?

意外と 再生速度がわかりにくい。
意外と再生速度がわかりにくい。

オンライン商談なら、相手も自分も同じ姿勢で動画をみることができますので、説明コメントもスムーズに入れることができます。

なお、パワーポイントに動画を貼る方法は2種類あります。

① 動画を埋め込む
② YouTubeなどに外部リンク

動画の種類にもよりますが、①の埋め込みにするとパワーポイントの容量が大きくなってしまいます。いったんYouTubeなどにアップしたうえで、②の外部リンクの設定を行うと、商談上スムーズに話を進めることができるようになります。

WEBサイトも商談ツールとして活用

オンライン商談の場合、いわゆる“会社案内” をお渡しすることができません。事前に郵送するなどの手段もありますが、オンラインで完結させたいですよね。そこで大活躍するのが自社のWEBサイト。
会社概要はもちろんのこと、サービス詳細や事例などが掲載されていれば、そのまま画面に映してご紹介する流れがスムーズです。WEBサイトでは、一般的な情報を伝え、相手に沿った情報提供・提案は商談資料で、と使い分けができるようにしましょう。

WEB サイトを利用した実績紹介
WEBサイトを利用した実績紹介

いかがでしたか?
オンライン商談時の資料作成や、デザインでお困りの場合には、お付き合いのある広告代理店やデザイン制作会社に相談することをお勧めします。
もちろん当社でも承っておりますので、お気軽にお声がけください。

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